Evenement melden of vergunning aanvragen

U wilt een evenement organiseren zoals een straatspeeldag, bootfeest of hardloopwedstrijd. U moet uw evenement melden of een vergunning aanvragen. Vraag een vergunning minstens 8 weken van tevoren aan. Let op: wij behandelen uw aanvraag niet als u korter dan 8 weken van tevoren uw vergunning aanvraagt.

Een evenement melden doet u minstens 2 weken van tevoren. Uitzondering: een Autovrije Zondag meldt u minstens 4 weken van tevoren.

Let op! Vanwege de coronacrisis worden er t/m 31 december 2020 geen legeskosten in rekening gebracht voor het in behandeling nemen van een aanvraag voor een evenementenvergunning.

Regelen met DigiD

Regelen met DigiD Het inloggen is geannuleerd.

Coronaregels

Controleer voor u meldt of een vergunning aanvraagt, met welke coronaregels u rekening moet houden: zie de pagina Anderhalvemeter-activiteiten.

U hoeft uw evenement alleen te melden als u voldoet aan de volgende regels:

  • Als er sprake is van sport- of vakantieactiviteiten voor kinderen onder de 18 jaar die meerdere aaneengesloten dagen duurt dan volstaat een melding. Voor iedere dag dat de activiteit duurt moet een aparte melding worden gedaan. Het is niet toegestaan te overnachten bij sport- of vakantieactiviteiten voor kinderen onder de 18 jaar
  • Uw evenement heeft een organisator. Dit is iemand die tijdens het evenement bereikbaar moet zijn en verantwoordelijk is voor een veilig verloop van het evenement
  • De organisator meldt het evenement minstens 2 weken van tevoren
  • Er zijn maximaal 250 mensen tegelijk aanwezig
  • Het evenement duurt maximaal 1 dag
  • Het evenement begint op zijn vroegst om 9.00 uur. Op een zondag, 2e paasdag, 2e pinksterdag of 1e en 2e kerstdag start het evenement op zijn vroegst vanaf 13.00 uur
  • Het evenement stopt op zijn laatst om 23.00 uur. Op een vrijdag, zaterdag en de avond voor een officiële feestdag stopt u uiterlijk om 24.00 uur
  • Uw evenement is buiten en ook niet op een terras van bijvoorbeeld een café
  • U draait maximaal 10 uur lang muziek achter elkaar
  • U richt geluidsboxen niet op woningen of winkels
  • Het geluidsniveau mag maximaal 70 dB(A)/83dB(C) zijn. Als er woningen staan, geldt dit tot op 2 m afstand. Als er geen woningen staan, geldt dit tot op 35 m afstand van de speakers
  • U mag maximaal 2 keer per locatie per kalenderjaar muziek draaien of maken
  • Uw evenement veroorzaakt geen of weinig overlast voor weggebruikers. U houdt altijd een rijbaan van 4 meter vrij voor verkeer en hulpdiensten. Alleen bij straat- en buurtfeesten mag de straat afgesloten worden als:
  • Het een 30 km/h-weg is
  • Er geen busroute of snelfietsroute door de straat loopt
  • De straat voor hulpdiensten bereikbaar blijft
  • Het evenement is niet tegelijk met andere evenementen in de buurt. En het evenement is niet in de 3e volle week van juli op een plek die de Vierdaagsefeesten of - marsen gebruiken
  • Als u voorwerpen op de weg plaatst, hebben deze samen een maximale oppervlakte van 50 m2. U mag maximaal 7 (markt)kramen, verkoopwagens, voertuigen plaatsen. U mag ook geen podium, tribune of tent plaatsen voor meer dan 50 personen
  • Reclame mag alleen op het evenemententerrein en is niet te zien buiten het terrein
  • Voor een trouwfeest gelden deze regels niet, wel voor de officiële huwelijksvoltrekking

Overige regels

  • Evenement op een boot
  • Gebruik van openbare ruimte
  • Als u wilt barbecueën op gemeentegrond hoeft u dit niet te melden. Ruim na afloop uw afval op en volg altijd de aanwijzingen van toezichthouders, politie of brandweer. En we raden het volgende aan:
    • Barbecue in een gesloten bak
    • Zet de barbecue niet direct op het gras en niet onder struiken of bomen (om brand te voorkomen)
    • Zorg na afloop dat u de kolen of andere brandstof goed dooft

Voldoet uw evenement niet aan 1 of meer van deze regels?

Dan moet u een evenementenvergunning aanvragen.

Als u uw evenement op een boot of schip houdt moet u misschien ook een ligplaatsvergunning aanvragen.

    • Een gedetailleerde plattegrond van de locatie en inrichting van het evenement op schaal (1:200,1:500 of 1:1000). Hierop moet u aangeven:
      • Legenda
      • Noordpijl
      • Alles wat er op het terrein staat of geplaatst gaat worden, bijvoorbeeld:
        locatie van de activiteiten, tenten, tribunes, podiums, ehbo-posten, wc/douches, aggregaten. Lantaarnpalen, brandstofopslag, voertuigen, brandkranen, hekken, blusmiddelen, stoelen, banken en tafels. En Front of House, toiletten, garderobe, kassa, tappunten, vluchtwegaanduiding en (nood)uitgangen
    • Als u privéterrein gebruikt: een akkoordverklaring voor het gebruik van de grond met handtekening van de eigenaar
    • Bij een muziekevenement moet u een programma meesturen
      • Als u straten of parkeerterreinen afsluit: verkeersplan
      • In sommige gevallen: een veiligheidsplan (zie het voorbeeld bij de bijlages op vrgz.nl)
      • Bewonersbrief waarin u de bewoners informeert over het evenement
      • Overzicht per geplaatst voorwerp van de maximale windlast en plan van aanpak bij meer dan de maximale windlast

      Uitleg verkeersplan

      Voor een evenementenvergunning vragen we u naar een tekening met een verkeersplan. Zo’n tekening is nodig om ongelukken en schade tijdens het evenement te voorkomen.

      Een verkeersplan is een plattegrond, kaart of tekening met daarop:

      • Straatnamen
      • Afgesloten straten. Geef hierbij aan:
        • Datum en tijd waarop de straten afgesloten zijn
        • Hoe en waarmee u de straten afsluit
        • Of de straten volledig afgesloten zijn of dat bijvoorbeeld fietsers of openbaar vervoer er wel door mogen

      Voorbeelden van een verkeersplan:

      Tips voor uw verkeersplan:

      • Zorg dat alles goed leesbaar is
      • Zorg dat uw tekening klopt met de situatie op straat
      • Is het gebied dat u wilt afzetten te groot om op 1 tekening te krijgen? Verdeel het gebied dan over meer tekeningen. Beter 2 goede tekeningen dan 1 onduidelijke

      Afsluiten van een straat 

      Wilt u een straat afsluiten voor alle verkeer. Dan moet u een hek plaatsen met een verkeersbord C1. Dit betekent: weg gesloten in beide richtingen voor voertuigen, ruiters en geleiders van vee, rij- of trekdieren.

      Wilt u een straat niet vanaf het begin afsluiten maar bijvoorbeeld halverwege? Waarschuw verkeer dan eventueel met verkeersbord L8 (doodlopende straat).

      Geef op uw plattegrond aan waar en wanneer er afzettingen staan. Gebruik een tabel om aan te geven of er mensen staan bij de afzettingen en wat hun taak is. Zie het voorbeeld hieronder.

      Voorbeeldtabel: Post 01
      Materiaal1x bord C1 + 2 hekken R/W + 1 draaihek
      Materiaal uitzetten en opruimen doorVerkeersregelaar zelf
      Ook uitzetten postn.v.t.
      Situatietekening op paginaZie plattegrond
      Taak/functie van de post

      Gasten en crew van VDF mogen doorrijden naar Kelfkensbosgarage, er mag geen verkeer doorrijden naar binnenstad

      Taak/functie van de postOp zaterdag en maandag wordt deze post ook gebruikt voor de markt
      • Na het invullen van de vragenlijst kunt u direct uw evenement melden of verder gaan met de evenementenvergunning aanvragen 
      • Heeft u een vergunning nodig, vraag deze dan niet eerder dan 16 weken en uiterlijk 8 weken van tevoren aan. Voor grote evenementen raden we aan minstens 10 weken van tevoren een vergunning aan te vragen
      • Bij een melding krijgt u een ontvangstbevestiging. Een melding zetten we op de evenementenkalender 
      • Een complete vergunningaanvraag behandelen we binnen 8 weken. In sommige gevallen kan het langer duren dan 8 weken, dit laten we u weten
      • Gaat uw evenement niet door? Neem dan contact met ons op. Als we al bezig zijn met uw aanvraag, betaalt u 25% van de kosten voor de vergunning

      Soort evenement

      In Nijmegen kennen we A-, B- en C-evenementen. A is het kleinste soort evenement, C het grootst. 

      Aan de hand van de inschatting van de risico’s wordt een evenement ingedeeld in een categorie. A-evenement is laag risico, B-evenement gemiddeld risico, C-evenement hoog risico.

      Voorbeelden: Een buurtfeest valt vaak onder de A-evenementen. Een klein festival valt onder de categorie B. Maar bijvoorbeeld een Goffertconcert valt onder de categorie C. Wij gebruiken een risicoscanformulier van de veiligheidsregio. Het risicoscanformulier is een hulpmiddel, we kunnen een andere beslissing nemen.

      Straatspeeldag of autovrije zondag

      • De landelijke Autovrije Zondag is elk jaar op de 3e zondag van september
      • Voor een Autovrije Zondag moet u de weg afsluiten met verkeershekken en borden. Die kunt u bestellen bij evm@nijmegen.nl. Zij komen de hekken en borden gratis bezorgen en ophalen. Let op! Zodra de materialen geleverd zijn bent u verantwoordelijk voor het materiaal. U zorgt  er voor dat wij de juiste materialen in goede staat weer kunnen ophalen.
      • Tips:
        • U kunt elk jaar voor 1 straatspeeldag (of de Autovrije Zondag) subsidie voor wijkactiviteit aanvragen
        • Betrek de buren bij uw plannen. Laat ze weten op welke dag u de straat autovrij wilt maken

      Vierdaagsefeesten

      Tijdens de Vierdaagse gelden andere regels:

      Organiseert u iets waar mensen elkaar ontmoeten, verblijven of waar gebakken of gebraden wordt? Denk bijvoorbeeld aan een openluchtfestival of kamperen. Of een andere activiteit op een buitenterrein, camping, plein, eigen terrein of in een tent.

      U moet dan soms een melding 'brandveilig gebruik' maken.

      Let op: heeft u voor uw activiteit een evenementenvergunning nodig? Dan hoeft u niet apart de melding 'brandveilig gebruik' te maken. Dit wordt al meegenomen in het aanvraagformulier voor een evenementenvergunning.

      U moet een melding maken in de volgende gevallen:

      • Meer dan 10 mensen overnachten op 1 plek, vanuit uw beroep/bedrijf of omdat deze mensen verzorgd worden
      • Op 1 plek worden meer dan 10 mensen jonger dan 12 jaar verzorgd. Of meer dan 10 mensen met een lichamelijke of verstandelijke handicap
      • U heeft een ruimte waar meer dan 150 mensen tegelijk zullen zijn

      Melden

      Zorg dat u 4 weken voor uw activiteit een melding maakt:

      • Download het formulier op rijksoverheid.nl
      • Vul in en kies bij 'printen' voor 'bewaar als Pdf' en stuur naar:
        apvbw@nijmegen.nl 
        of
        Print het ingevulde formulier en stuur naar:
        Gemeente Nijmegen
        Afdeling Veiligheid
        Postbus 9105
        6500 HG Nijmegen

      Een melding brandveilig gebruik is gratis.

      Meesturen

      • Tekening van de situatie met noordpijl

      • Plattegrond op schaal of met maten. Hierop moeten de voorwerpen staan die groter zijn dan 25 m2

      • Plattegrond van elke ruimte die bedoeld is voor meer dan 150 mensen tegelijk. U geeft het maximum aantal mensen aan dat in de ruimte zal zijn

      Melden

      Geen kosten.

      Vergunning aanvragen

      U betaalt voor het behandelen van de vergunningaanvraag door de gemeente, ook als u de vergunning niet krijgt:

      • Als u de vergunning krijgt, betaalt u 100% van de hieronder vermelde kosten
      • Krijgt u de vergunning niet of trekt u de aanvraag in, dan betaalt u 25% van onderstaande kosten

      Soort evenement

      Hoeveel u moet betalen hangt verder af van het soort evenement dat u organiseert. Bij een klein evenement hoeft misschien alleen gekeken te worden naar geluidsmaatregelen. Bij een groter evenement wordt ook de brandweer en ambulancedienst betrokken. Dat maakt de vergunning voor een groot evenement duurder.

      Tabel: kosten voor aanvraag evenementenvergunning
      Type evenementSoort kostenKosten
      A & niet gericht op winst-€ 46,37
      A, B & CBasisbedrag€ 237,78
      AAdviezen (bijv. over geluid, verkeer, gezondheid)€ 105,31 (per advies)
      AControle locatie vooraf€ 394,83
      BAdviezen (bijv. over geluid, verkeer, gezondheid)€ 210,64 (per advies)
      BControle locatie vooraf€ 394,83
      BGrote controle locatie vooraf€ 1.053,15
      CAdviezen (bijv. over geluid, verkeer, gezondheid)€ 210,64 (per advies)
      CControle locatie vooraf€ 394,83
      CGrote controle locatie vooraf€ 2.106,30

      Huur locatie

      U betaalt huur als u een locatie gebruikt die eigendom is van de gemeente. De afdeling Stadsbeheer maakt hiervoor een huurovereenkomst. Als u een vergunning aanvraagt kunnen we inschatten wat de huurprijs is. Dat gebeurt op basis van het aantal bezoekers, het aantal dagen en het type evenement.

      Let op:

      • U betaalt geen huur voor locaties die niet van de gemeente zijn. Bijvoorbeeld grond van Rijkswaterstaat en het Rijksvastgoedbedrijf (Waalkade en Rivierpark)
      • Voor evenementen met minder dan 500 bezoekers worden geen huurovereenkomsten afgesloten
      • Op locaties van particulieren heeft u toestemming nodig van de eigenaar