Evenement melden of vergunning aanvragen

Wanneer u geen vergunning nodig heeft

U hoeft uw evenement alleen te melden als u voldoet aan alle volgende regels. Voor privéfeesten en trouwfeesten gelden deze regels niet. Wel voor straat- en buurtfeesten en het officiële moment van het sluiten van een huwelijk of partnerschap.

Algemeen

• Uw evenement heeft een organisator. Dit is iemand die tijdens het evenement bereikbaar moet zijn en verantwoordelijk is voor een veilig verloop van het evenement
• De organisator meldt het evenement minstens 2 weken van tevoren. Bij een Autovrije Zondag moet dit 4 weken van tevoren 
• Er zijn maximaal 250 mensen tegelijk aanwezig

Plaats en tijd

• Uw evenement is buiten, maar niet op een terras van bijvoorbeeld een café
• Uw evenement veroorzaakt geen of weinig overlast voor weggebruikers. U houdt altijd een weg van 4 meter vrij voor verkeer en hulpdiensten. Alleen bij straat- en buurtfeesten mag de straat afgesloten worden als:
  • Het een 30 km/h-weg is
  • Er geen bus door de straat rijdt
  • De straat geen snelfietsroute is
  • De straat voor hulpdiensten bereikbaar is
• Het evenement duurt maximaal 1 dag. Sport- en vakantieactiviteiten voor kinderen onder de 18 jaar mogen wel meer dagen achter elkaar duren, maar niet met overnachting. U moet dan voor elke dag een aparte melding doen.
• Het evenement start niet voor 9.00 uur. Op een zondag, 2e paasdag, 2e pinksterdag of 1e en 2e kerstdag start het evenement niet voor 13.00 uur
• Het evenement duurt maximaal tot 23.00 uur. Op een vrijdag, zaterdag en de avond voor een officiële feestdag duurt het evenement tot maximaal 24.00 uur
• Er zijn tijdens uw evenement geen andere evenementen in de buurt. En het evenement is niet in de 3e volle week van juli op een plek die de Vierdaagsefeesten of -marsen gebruiken

Geluid

• U draait muziek maximaal 10 uur achter elkaar
• U zorgt dat u maximaal 2 keer op dezelfde plek muziek draait of maakt
• U richt geluidsboxen niet op woningen of winkels
• Het geluid mag niet harder zijn dan 70 dB(A)/83dB(C) zijn. Als er woningen staan, geldt dit tot op 2 m afstand van de woningen. Als er geen woningen staan, geldt dit tot op 35 m afstand van de speakers. Met dit volume kan er bijvoorbeeld:
  • versterkte achtergrondmuziek
  • een singer/songwriter (versterkt)
  • een kinderdisco
  • een straatfeest met licht versterkte muziek
  • versterkt gesproken woord

Voorwerpen en reclame

• Als u voorwerpen op de weg plaatst, hebben deze samen een maximale oppervlakte van 50 m2. U mag maximaal 7 (markt)kramen, verkoopwagens, voertuigen plaatsen. U mag een tent plaatsen voor maximaal 50 personen. U mag geen podium of tribune plaatsen
• Reclame mag alleen op het evenement te zien zijn

Overige regels

• U mag geen dieren gebruiken bij een evenement. Dit mag alleen als dieren bij het dagelijkse werk van een bedrijf horen. Bijvoorbeeld bij een kinderboerderij
• Evenement op een boot
• Gebruik van openbare ruimte
• Als u wilt barbecueën op gemeentegrond hoeft u dit niet te melden. Ruim na afloop uw afval op en volg altijd de aanwijzingen van toezichthouders, politie of brandweer. En we raden het volgende aan:
  • Barbecue in een gesloten bak
  • Zet de barbecue niet direct op het gras en niet onder struiken of bomen (om brand te voorkomen)
  • Zorg na afloop dat u de kolen of andere brandstof goed dooft

• Organiseert u iets waar mensen elkaar ontmoeten, verblijven of waar gebakken of gebraden wordt? Denk bijvoorbeeld aan een openluchtfestival of kamperen. Of een andere activiteit op een buitenterrein, camping, plein, eigen terrein of in een tent. U moet dan soms een melding 'brandveilig gebruik' doen.

Tijdelijk alcohol schenken tijdens uw evenement

U heeft toestemming nodig als u zwak-alcoholische dranken wilt schenken tijdens uw evenement. Vraag toestemming aan voor tijdelijk alcohol schenken.

Voldoet uw evenement niet aan een of meer van deze regels?

Dan moet u een evenementenvergunning aanvragen. Voor een optocht met motorvoertuigen heeft u sowieso een evenementenvergunning nodig. Voor een evenement op een boot of schip moet u misschien ook een ligplaatsvergunning aanvragen.

• Een gedetailleerde plattegrond van de locatie en inrichting van het evenement op schaal (1:200,1:500 of 1:1000). Hierop moet u aangeven:
  • Legenda
  • Noordpijl
  • Alles wat er op het terrein staat of geplaatst gaat worden, bijvoorbeeld:
    plaats van de activiteiten, tenten, tafels, stoelen, podiums, Front of House, blusmiddelen, voertuigen, hekken, ehbo-posten, wc's, aggregaten, lantaarnpalen, brandkranen, vluchtwegaanduiding en (nood)uitgangen
• Programma van het evenement (draaiboek)
• Als u privéterrein gebruikt: een akkoordverklaring voor het gebruik van de grond met handtekening van de eigenaar
• Als u straten of parkeerterreinen afsluit: verkeersplan
• In sommige gevallen: een veiligheidsplan (zie het voorbeeld bij de bijlages op vrgz.nl)
• Bewonersbrief waarin u de bewoners informeert over het evenement
• Overzicht per geplaatst voorwerp waarvoor u de maximale windlast vermeldt (windlast geeft aan hoeveel kracht de wind heeft op een voorwerp). Vermeld ook tot welke windkracht het voorwerp kan blijven staan. En wat u doet als de maximale windlast wordt bereikt voor deze voorwerpen
• Als u grote voorwerpen/constructies plaatst: bouwtekeningen en constructieberekeningen. Bouwtekeningen en constructieberekeningen zijn op te vragen bij de leverancier.

• Een gedetailleerde plattegrond van de locatie en inrichting van het evenement op schaal (1:200,1:500 of 1:1000). Hierop moet u aangeven:
  • Legenda
  • Noordpijl
  • Alles wat er op het terrein staat of geplaatst gaat worden, bijvoorbeeld:
    plaats van de activiteiten, tenten, tafels, stoelen, podiums, Front of House, blusmiddelen, voertuigen, hekken, ehbo-posten, wc's, aggregaten, lantaarnpalen, brandkranen, vluchtwegaanduiding en (nood)uitgangen
• Programma van het evenement (draaiboek)
• Als u privéterrein gebruikt: een akkoordverklaring voor het gebruik van de grond met handtekening van de eigenaar
• Als u straten of parkeerterreinen afsluit: verkeersplan
• In sommige gevallen: een veiligheidsplan (zie het voorbeeld bij de bijlages op vrgz.nl)
• Bewonersbrief waarin u de bewoners informeert over het evenement
• Overzicht per geplaatst voorwerp waarvoor u de maximale windlast vermeldt (windlast geeft aan hoeveel kracht de wind heeft op een voorwerp). Vermeld ook tot welke windkracht het voorwerp kan blijven staan. En wat u doet als de maximale windlast wordt bereikt voor deze voorwerpen
• Als u grote voorwerpen/constructies plaatst: bouwtekeningen en constructieberekeningen. Bouwtekeningen en constructieberekeningen zijn op te vragen bij de leverancier.

Uitleg constructieberekeningen

Deze moet u meesturen als u grote voorwerpen wilt plaatsen. Dit noemen we dan een constructie. Denk bij een constructie bijvoorbeeld aan:

• overkappingen, zoals tenten, kramen en shelters
• terras- of tentverwarming
• podia, ook de achterwanden met versieringen of geluidssystemen
• VIP-decks en tribunes
• tijdelijke trappen en bruggen
• speeltoestellen

Aan zulke constructies worden eisen gesteld omdat ze veilig moeten zijn voor de gebruikers en bezoekers van uw evenement. Gebruik de richtlijn Constructieve Toetsingscriteria Evenementenvergunning. Hiermee kunt u controleren of uw constructies aan de voorwaarden voldoen.

Uitleg verkeersplan

Voor een evenementenvergunning vragen we u naar een tekening met een verkeersplan. Zo’n tekening is nodig om ongelukken en schade tijdens het evenement te voorkomen. Een verkeersplan bestaat uit een tekening met daarop alle verkeersmaatregelen en een (korte) begeleidende tekst waarin staat hoe het evenemententerrein en de omgeving veilig en goed bereikbaar blijven. Een beschrijving met wat er gaat plaatsvinden, wat de risico's zijn voor het verkeer en wat u doet om de risico's onder controle te houden.

Tips voor uw verkeersplan:

• Zorg dat alles goed leesbaar is
• Zorg dat uw tekening klopt met de situatie op straat
• Is het gebied dat u wilt afzetten te groot om op 1 tekening te krijgen? Verdeel het gebied dan over meer tekeningen. Beter 2 goede tekeningen dan 1 onduidelijke

• Dien het verkeersplan op tijd in volgens de richtlijnen van de gemeente. Heeft u als organisatie niet de technische kennis in huis om een verkeersplan met tekening te maken? Dan adviseren wij u om daar een bedrijf voor in te schakelen dat hierin gespecialiseerd is. Een paar voorbeelden zijn: Traffic service Nederland, BUKO en Trigion Traffic Support

Als het evenement niet commercieel is, voor iedereen toegankelijk en de organisator uit Nijmegen komt, betaalt de gemeente de tekening voor het verkeersplan.

• Na het invullen van de vragenlijst kunt u direct uw evenement melden of verder gaan met de evenementenvergunning aanvragen 
• Voor de waalstrandjes: houd rekening met de avondsluiting van de Waalstranden. Deze zijn afgesloten van 1 mei tot 1 oktober 
• Heeft u een vergunning nodig, vraag deze dan niet eerder dan 16 weken en uiterlijk 8 weken van tevoren aan. Voor grote evenementen raden we aan minstens 10 weken van tevoren een vergunning aan te vragen
• Wanneer moet u meer dan 1 vergunning aanvragen?
  • Uw evenement is op verschillende dagen die niet direct aansluiten
  • Het gaat om 2 of meer verschillende evenementen op verschillende dagen van dezelfde organisatie
• Bij een melding krijgt u een ontvangstbevestiging. Een melding zetten we op de evenementenkalender 
• Gaat uw evenement niet door? Neem dan contact met ons op. Als we al bezig zijn met uw aanvraag, betaalt u 25% van de kosten voor de vergunning
• Gebruikt u privéterrein? Stuur dan een akkoordverklaring mee voor het gebruik van de grond. Deze verklaring moet ondertekend zijn door de eigenaar
  Voorbeeldtekst akkoordverklaring: Hierbij verklaart <hier naam invullen eigenaar prive terrein> akkoord te zijn met gebruik van <hier naam invullen van het terrein/locatie> voor <hier naam invullen van het evenement> Met vermelding van de datum en handtekening

Soort evenement

In Nijmegen kennen we A-, B- en C-evenementen. A is het kleinste soort evenement, C het grootst. Door het inschatten van de risico’s plaatsen we een evenement in een categorie. A-evenement is laag risico, B-evenement gemiddeld risico, C-evenement hoog risico.

Voorbeelden: Een buurtfeest valt vaak onder de A-evenementen. Een klein festival valt onder de categorie B. Maar bijvoorbeeld een Goffertconcert valt onder de categorie C. Heeft u hier vragen over? Mail dan naar evenementenactieteam@nijmegen.nl 

Straatspeeldag, buurtfeest of autovrije zondag

De landelijke Autovrije Zondag is elk jaar op de 3e zondag van september.

Voor een straatspeeldag, buurtfeest of Autovrije Zondag moet u de weg/straat afsluiten met verkeershekken en borden. Die kunt u bestellen bij evm@nijmegen.nl. Zij komen de hekken en borden gratis bezorgen en ophalen. Let op! Zodra de materialen geleverd zijn bent u verantwoordelijk voor het materiaal. U zorgt  er voor dat wij de juiste materialen in goede staat weer kunnen ophalen.

Tips:

• U kunt elk jaar voor 1 straatspeeldag, buurtfeest of de Autovrije Zondag subsidie voor wijkactiviteit aanvragen
• Betrek de buren bij uw plannen. Laat ze weten op welke dag u de straat autovrij wilt maken

Nijmeegse Vierdaagse(feesten)

Tijdens de Vierdaagse(feesten) gelden andere regels:

• Voor een vergunning langs de wandelroute vraagt u een vergunning aan bij de gemeente Nijmegen
• Voor een terras of podium in het centrum vraagt u een vergunning aan bij de Stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen

Melden

Geen kosten.

Vergunning aanvragen

U betaalt voor het behandelen van de vergunningaanvraag door de gemeente, ook als u de vergunning niet krijgt:

• Als u de vergunning krijgt, betaalt u 100% van de hieronder vermelde kosten
• Krijgt u de vergunning niet of trekt u de aanvraag in, dan betaalt u 25% van onderstaande kosten

Soort evenement

Hoeveel u moet betalen hangt verder af van het soort evenement dat u organiseert. Bij een klein evenement hoeft misschien alleen gekeken te worden naar geluidsmaatregelen. Bij een groter evenement wordt ook de brandweer en ambulancedienst betrokken en moet er een verkeersplan worden gemaakt. Dat maakt de vergunning voor een groot evenement duurder.

Huur locatie

U betaalt huur als u een plek gebruikt die van de gemeente is. De afdeling Stadsbeheer maakt hiervoor een huurovereenkomst. Als u een vergunning aanvraagt kunnen we inschatten wat de huurprijs is. Dat gebeurt op basis van het aantal bezoekers, het aantal dagen en het type evenement.

Let op:

• U betaalt geen huur voor plekken die niet van de gemeente zijn. Bijvoorbeeld grond van Rijkswaterstaat en het Rijksvastgoedbedrijf (Waalkade en Rivierpark)
• Voor evenementen met minder dan 500 bezoekers maken we geen huurovereenkomsten
• Op privéterrein heeft u toestemming nodig van de eigenaar